Prise en charge des frais de repas des apprentis pendant les périodes de formation en CFA – OFA1.

Service Emploi & Formation et Service Affaires Sociales

Circulaire FP n°04.25 Circulaire AS n°13.25 04/06/2025

Prise en charge des frais de repas des apprentis pendant les périodes de formation en CFA – OFA1.

Cette circulaire traite du sujet de la prise en charge des frais de repas des apprentis de la branche HCR durant les périodes de formation en CFA – OFA. Elle actualise les règles opposables aux employeurs de la branche HCR sur ce sujet au regard de la publication au BOSS d’un rescrit, le 2 avril 2025, qui vient remettre en cause un usage dans ladite branche.

La présentation, en point 2 de la présente circulaire, de trois options possibles pour des employeurs d’apprentis, dans la branche, permet une approche ancrée dans l’opérationnalité :

 Option n°1 – Sur les périodes de formation en CFA – OFA, l’employeur ne verse pas aux apprentis d’Indemnité Compensatrice de Repas et ne rembourse pas aux apprentis de frais de nourriture pour déplacement professionnel ;
 Option n°2 – Sur les périodes de formation en CFA – OFA, l’employeur décide de maintenir l’usage, auparavant en vigueur, de versement d’Indemnités Compensatrices de Nourriture ;
 Option n°3 – Sur les périodes de formation en CFA – OFA, lorsque l’apprenti est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour les repas, l’employeur décide de lui rembourser des frais de nourriture pour déplacement professionnel.
La circulaire met l’accent sur les « effets de bord » du choix de telle ou telle option en termes d’attractivité de l’apprentissage dans la branche HCR qui est confrontée à des difficultés de recrutement.

1 La notion d’Organisme de Formation par Apprentissage (OFA) est synonyme de celle de CFA. Elle traduit le mouvement de libéralisation de l’apprentissage induit par la loi du 5 septembre 2018. Le terme d’OFA correspond à la dénomination actuellement utilisée, par exemple, par France compétences.

Suivez-nous sur www.umih.fr

Circulaire Emploi et Formation Professionnelle n°04.25 Circulaire Affaires Sociales n° 13.25

Les points clés à retenir du rescrit (rescrit BOSS-RES-000011, accessible ici) paru au Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), le 2 avril 2025, sous l’intitulé « L’apprenti d’une entreprise qui relève de la convention collective nationale (CCN) des HCR doit-il percevoir une indemnité compensatrice de nourriture durant les périodes de formation au CFA ? » sont synthétisés ci-dessous :

 Un employeur n’est pas tenu de verser une Indemnité Compensatrice de Nourriture (ICN) à un apprenti qui n’est pas présent dans l’entreprise au moment des repas du personnel et d’ouverture de l’entreprise à la clientèle et donc à un apprenti qui se trouve en formation en CFA – OFA ;
 Le temps consacré par l’apprenti à la formation, prévue au cycle de formation (hors modules complémentaires), dispensée en CFA – OFA, étant compris dans l’horaire de travail, l’apprenti peut être considéré, pendant ces périodes de formation, comme en situation de déplacement professionnel. En ce sens, quand il est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour les repas, il peut bénéficier d’un remboursement par son employeur des frais de nourriture pour déplacement professionnel.
Il en ressort les 5 principes énoncés dans le tableau ci-dessous (ils sont déclinés en 3 cas opérationnels décrits dans la partie suivante de la présente circulaire) :

1. Le rescrit paru au BOSS le 2 avril 2025 : nouveautés et remise en cause d’un usage actuel

Principe n°1	L’employeur n’est pas tenu de verser une Indemnité Compensatrice de Nourriture (ICN) aux apprentis qu’il emploie pendant les périodes de formation dispensées en CFA – OFA. Toutefois l’employeur concerné peut décider, seulement s’il le souhaite (sans obligation), de verser cette ICN, durant ces périodes de formation en CFA – OFA, aux apprentis qu’il emploie.
Principe n°2	L’employeur n’est pas tenu de rembourser aux apprentis qu’il emploie des frais de nourriture, pour frais de déplacement pendant les périodes de formation prévues au cycle de formation (hors modules complémentaires), dispensées en CFA – OFA. Toutefois, il peut décider, seulement s’il le souhaite (sans obligation), de rembourser aux apprentis qu’il emploie, et qui sont empêchés de regagner leur lieu résidence ou leur lieu de travail habituel pour les repas, des frais de nourriture pour déplacement professionnel.
Principe n°3	L’employeur peut, pour ces périodes de formation prévues au cycle de formation (hors modules complémentaires), dispensées en CFA – OFA, ne verser aux apprentis aucune Indemnité Compensatrice de Nourriture (ICN) et ne rembourser aucun frais de nourriture, pour déplacement professionnel, même quand l’apprenti est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail, pour les repas.
Principe n°4	L’employeur peut, pour ces périodes de formation prévues au cycle de formation (hors modules complémentaires), dispensées en CFA – OFA, opter soit pour le versement d’ICN soit pour le remboursement de frais de nourriture pour déplacement professionnel.

Circulaire Emploi et Formation Professionnelle n°04.25 Circulaire Affaires Sociales n° 13.25

Principe n°5

Le cumul, pendant les périodes de formation prévues au cycle de formation (hors modules complémentaires), dispensées en CFA – OFA, du versement par l’employeur aux apprentis qu’il emploie d’une ICN et du remboursement par l’employeur à ces mêmes apprentis de frais de nourriture pour déplacement professionnel n’est pas possible.

Le rescrit vient remettre en cause un usage, appliqué par les employeurs de la branche HCR, qui consistait à considérer le versement d’ICN comme obligatoire pendant les périodes de formation des apprentis en CFA – OFA. Cet usage tirait ses sources du raisonnement suivant qui avait été consacré par l’Umih et par les autres organisations représentatives des employeurs de notre branche :

 Le temps de formation des apprentis en CFA – OFA est considéré comme du temps de travail effectif au même titre que le temps des apprentis en entreprise ;
 Conformément aux dispositions de l’arrêté Parodi du 22 février 1946, modifié par un arrêté en date du 1er octobre 1947, toujours en vigueur, les employeurs de la branche d HCR ont l’obligation de nourrir gratuitement les salariés qu’ils emploient ou de leur verser une Indemnité Compensatrice de Nourriture si le repas n’est pas fourni et ce, dès lors que le salarié est présent dans l’entreprise aux heures des repas et que l’entreprise est ouverte à la clientèle à ces heures ;
 Au regard des éléments qui précèdent, l’obligation du versement d’ICN par l’employeur à l’apprenti durant les périodes de formation, dispensée en CFA – OFA (et donc lorsque l’apprenti n’est pas présent dans l’entreprise) s’était imposée.

Circulaire Emploi et Formation Professionnelle n°04.25 Circulaire Affaires Sociales n° 13.25

Sur un registre beaucoup plus opérationnel, sont détaillées ci-dessous trois options, désormais envisageables, en termes de prise en charge des frais de repas des apprentis durant les périodes de formation, prévues au cycle de formation (hors modules complémentaires) qui sont dispensées en CFA-OFA:

2. Approche pratique sur la prise en charge des frais de repas pour les apprentis pendant les périodes de formation en CFA – OFA

Option n°1

Sur les périodes de formation en CFA – OFA, l’employeur ne verse pas aux apprentis d’Indemnité Compensatrice de Repas et ne rembourse pas aux apprentis de frais de nourriture pour déplacement professionnel (alternative aux cas n°2 et n°3)

Cette position ne constitue aucunement une entorse au cadre juridique de référence.

Sa mise en œuvre va entraîner une baisse de pouvoir d’achat des apprentis de la branche HCR au regard de l’usage antérieur de versement obligatoire de l’ICN pendant les périodes passées en CFA – OFA. Cela peut avoir un impact négatif en termes d’attractivité de l’apprentissage dans les entreprises de la branche HCR alors même que les employeurs sont confrontés à des difficultés de recrutement. Une mise en œuvre en cours d’année voire en cours de contrat d’apprentissage de cette évolution risque de générer une certaine frustration chez les apprentis.

Option n°2

Sur les périodes de formation en CFA – OFA, l’employeur décide de maintenir l’usage, auparavant en vigueur, de versement d’Indemnités Compensatrices de Nourriture (alternative aux cas 1 et 3)

Le montant de l’Indemnité Compensatrice de Nourriture est de 4,22 € par repas depuis le 1er novembre 2024 (minimum garanti, susceptible d’évolution par décret, Cf. Circulaire AS n°23.24 du 06/11/2024).

Le montant versé au titre de l’ICN est mentionné sur le bulletin de salaire de l’apprenti sur une ligne spécifique, ayant, par exemple, pour intitulé « Indemnités de Repas HCR ». Ces ICN sont intégrées au salaire brut mais ne sont pas déduites du salaire net de l’apprenti. Elles sont comptabilisées dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Circulaire Emploi et Formation Professionnelle n°04.25 Circulaire Affaires Sociales n° 13.25

Option n°3

Sur les périodes de formation en CFA – OFA, lorsque l’apprenti est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour les repas, l’employeur décide de lui rembourser des frais de nourriture pour déplacement professionnel
(alternative aux cas 1 et 2)

Le remboursement des frais de nourriture par l’employeur, pour déplacement professionnel, peut être mis en place soit sur justificatif soit selon un montant forfaitaire, alors défini par l’employeur.

Il est conseillé de mentionner le montant remboursé sur le bulletin de salaire de l’apprenti, sur une ligne spécifique, ayant, par exemple, pour intitulé « Remboursement frais de déplacement ». Ce remboursement n’est pas intégré au salaire brut. Le montant maximum ou plafond de remboursement de frais de nourriture pour déplacement professionnel, non pris en compte dans l’assiette des cotisations et contributions sociales, est, à date, de 21,10 € par repas. Un éventuel différentiel positif (très théorique dans ce cas puisqu’il renverrait à un montant remboursé à l’apprenti pour un repas supérieur à 21,10 €) entre le montant remboursé par repas et ce plafond de 21,10 € serait, quant à lui, intégré à l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Un forfait de remboursement des frais de nourriture pour les déplacements professionnels différencié, d’une part, pour les apprentis et, d’autre part, pour les autres salariés de l’entreprise doit être fondé sur des critères objectifs ; à défaut, il risque fort d’être considéré comme une pratique discriminatoire. Cette éventuelle différenciation entre le forfait de remboursement de repas s’appliquant aux apprentis et aux autres salariés de l’entreprise pourrait éventuellement être justifiée dans les seuls cas où le CFA – OFA propose un service de restauration collective aux apprentis ou a conventionné avec une structure extérieure qui le propose aux apprentis. Dans cette situation, le CFA – OFA bénéficie d’un versement d’AKTO pour frais de restauration de l’apprenti (Cf. art. D 6332-83 2° du code du travail), ce qui doit diminuer le prix du repas.

Nous attirons l’attention des adhérents de l’Umih sur une mise en perspective plus globale du sujet de la prise en charge des frais de repas des apprentis durant les périodes de formation en CFA – OFA :

 Pour les contrats d’apprentissage conclus depuis le 1er mars 2025, le plafond d’exonération des cotisations sociales salariales, pour les apprentis, est passé de 79% à 50% et les apprentis qui perçoivent une rémunération de plus de 50% du SMIC sont désormais assujettis à la CSG et à la CRDS alors qu’ils ne l’étaient pas auparavant. Ces modifications induites par la LFSS pour 2025 ont eu pour conséquence de diminuer mécaniquement le pouvoir d’achat des apprentis ;
 Dans ce contexte, une suppression brutale de la prise en charge des frais de repas des apprentis, pendant leurs périodes de formation en CFA – OFA, pourrait diminuer l’attractivité de l’apprentissage dans la branche HCR, et ce alors même que les employeurs sont confrontés à des difficultés de recrutement.